Forum archiwistyczne

[archiwariusz]

Wyjaśnienia wymagają tutaj same terminy "archiwum zakładowe" i "składnica akt", gdyż przez pewien czas były one używane wymiennie. Nazwa "archiwum zakładowe" pojawiła się dopiero w latach sześćdziesiątych, wcześniej zaś archiwa zakladowe nazywano po prostu składnicami akt. W świetle definicji Polskiego Słownika Archiwalnego archiwum zakładowe jest komórką organizacyjną w instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji społecznej, zajmującą się przejmowaniem materiałów archiwalnych niepotrzebnych do bieżącego urzędowania i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego terytorialnie archiwum państwowego.

Współcześnie, zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 1983 roku, nazwy "archiwum zakładowe" używa się jedynie wówczas, gdy gromadzone są materiały archiwalne które następnie zostaną przekazane do archiwum państwowego, oraz dokumentacja niearchiwalna. W składnicy akt natomiast gromadzi się wyłącznie dokumentację niearchiwalną.

Należy tutaj wspomnieć również o registraturze, która oznacza zarówno akta bieżące, jak i całość produkcji aktowej danej instytucji, a także odpowedni dział zajmujący się rejestracją i przechowywaniem akt. Termin ten jest zatem znaczeniowo bliski pojęciu kancelarii.

Jak wspomniałem, w archiwach zakładowych przechowywane są materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna. Według definicji Polskiego Słownika Archiwalnego termin ten oznacza wszelkie dokumenty kwalifikujące się do trwałego lub czasowego przechowywania w archiwum. Natomiast w świetle ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 1983 roku do materiałów archiwalnych zalicza się wszelką dokumentację mającą znaczenie jako źródło informacji o funkcjonowaniu Państwa Polskiego. Dokumentacja niearchiwalna zaś, w przeciwieństwie do materiałów archiwalnych które można określić również mianem dokumentacji archiwalnej, oznacza część dokumentacji wytworzonej, nie zaliczonej do materiałów archiwalnych i podegających brakowaniu.

W tym miejscu wypada mi wspomnieć o procesach archiwotwórczych które odgrywają zasadniczą rolę w kształtowaniu narodowego zasobu archiwalnego. Proces archiwotwórczy dzieli się na dwa etapy, z których pierwszy obejmuje powstanie akt, następnie jednostek kancelaryjnych oraz tworzenie registratury, jest to zatem proces aktotwórczy odbywający się w obszarze przedpola archiwalnego bliższego (kancelarii), nie dotyczący zatem bezpośrednio archiwum zakładowego. Po przejęciu dokumentacji przez archiwum zakładowe odbywa sę etap drugi procesu archiwotwórczego, oznaczający jej archiwizację podczas której registratura zostaje poddana selekcji polegającej na ocenie wartości całej zarchiwizowanej registratury, oraz opracowanie archiwalne oznaczajce rekonstrukcję lub, w razie konieczności przebudowę układu kancelaryjnego, nadaniu aktom układu archiwalnego oraz opracowaniu pomocy archiwalnych.



Przy pisaniu powyższego tekstu korzystałem z książki H. Robótki, B. Ryszewskiego i A. Tomczaka "Archiwistyka" oraz swojej pracy magisterskiej.
_________________
Arkadiusz Zając