Forum Forum archiwistyczne Strona Główna Forum archiwistyczne
Forum archiwistyczne dla archiwistów
 
 FAQFAQ   SzukajSzukaj   UżytkownicyUżytkownicy   GrupyGrupy   RejestracjaRejestracja 
 ProfilProfil   Zaloguj się, by sprawdzić wiadomościZaloguj się, by sprawdzić wiadomości   ZalogujZaloguj 

dokumentacja usc w archiwum zakałdowym urzędu

 
Napisz nowy temat   Odpowiedz do tematu    Forum Forum archiwistyczne Strona Główna -> Problematyka archiwistyczna
Zobacz poprzedni temat :: Zobacz następny temat  
Autor Wiadomość
poczatkujący
Gość





PostWysłany: Czw Lip 23, 2009 11:33 am    Temat postu: dokumentacja usc w archiwum zakałdowym urzędu Odpowiedz z cytatem

Witam
Opracowywuję własnie instrukcjię archiwalną i mam pytanie czy urząd może w instrukcji okreslić , ze w archiwum zakładowym urzędu będa przechowowane dokumenty jednostek organizacyjnych takich jak gminny zakład komunalny czy gminny ośrodek pomocy społecznej i urzedu stanu cywilnego . ( nie mówie tu o archiwum podrecznym USC z dokumentacją B-100 a o innych dokumentacjach B-5, B-50 i A .
Proszę o pomoc albo o wskazanie gdzie szukać informacji na ten temat .
Powrót do góry
archiwariusz



Dołączył: 29 Mar 2007
Posty: 1604

PostWysłany: Czw Lip 23, 2009 1:57 pm    Temat postu: dokumentacja usc w archiwum zakładowym Odpowiedz z cytatem

Cóż... instrukcja archiwalna określa m.in. zakres działania archiwum zakładowego i musi zostać zatwierdzona przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Jednak w archiwum zakładowym jednej jednostki organizacyjnej nie można przechowywać akt innej jednostki. Natomiast art. 33 Ustawy archiwalnej mówi, że w razie potrzeby w jednostce można utworzyć kilka archiwów zakładowych. Na temat podstawowych przepisów kancelaryjnych poczytać można na stronie AP w Krakowie http://www.archiwum.krakow.pl/menu.php Z wrodzoną sobie skromnością załączam także mój artykuł na ten temat:

Instrukcja kancelaryjna zawiera ogół zasad postępowania z dokumentacją w komórce organizacyjnej zakładu pracy, wynikających z przyjętego systemu kancelaryjnego. Reguluje ona zasady postępowania z dokumentacją jawną, począwszy od chwili jej wpływu lub wytworzenia w komórce organizacyjnej, do czasu przekazania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej do archiwum zakładowego, oraz wybrakowania dokumentacji manipulacyjnej. Natomiast postępowanie z dokumentacją tajną, poufną, mechaniczną, projektowo-kosztorysową i geodezyjno-kartograficzną regulują odrębne przepisy. W odniesieniu jednak do tych specjalistycznych rodzajów dokumentacji, opracowywanych w zasadzie odrębnie, w momencie przesłania ich jako załączników do danej jednostki organizacyjnej, obieg i tryb postępowania z nimi jest taki sam jak w przypadku dokumentacji aktowej. W tym miejscu wspomnieć należy, iż zakrojona na szeroką skalę informatyzacja archiwów spowodowała masowy przyrost dokumentacji komputerowej oraz informatycznych nośników danych.

Instrukcje kancelaryjne opracowywane są przez poszczególne urzędy centralne dla podległych jednostek organizacyjnych, lub przez same zakłady pracy. Instrukcje państwowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne, muszą zostać wcześniej zatwierdzone przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, po uprzednim roboczym uzgodnieniu, w przypadku instrukcji opracowywanych centralnie, z archiwum Akt Nowych w Warszawie, a w odniesieniu do instrukcji opracowywanych przez terenowe jednostki organizacyjne z właściwym miejscowo archiwum państwowym. Przy uzgadnianiu instrukcji kancelaryjnej bierze się pod uwagę przede wszystkim te jej rozdziały, które regulują sposób rejestrowania spraw i znakowania pism, określają zasady przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych oraz sposób przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego.

Każda jednostka organizacyjna, w której działa archiwum zakładowe, ma obowiązek posiadania i stosowania uzgodnionej i zatwierdzonej w przedstawionym powyżej trybie instrukcji kancelaryjnej uwzględniającej zasady przyjętego systemu kancelaryjnego. Jednostki organizacyjne nie stosujące instrukcji kancelaryjnej, nie przywiązujące wagi do spraw archiwalnych, niejednokrotnie mają problemy z odszukaniem odpowiednich akt w trakcie kontroli NIK lub Urzędu Skarbowego.

Do każdej instrukcji kancelaryjnej powinien być załączony wykaz akt, szczegółowo omówiony w osobnym artykule, oraz instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, zwana po prostu instrukcją archiwalną.
Instrukcja archiwalna z kolei określa sposób postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym, zasady jej ewidencjonowania, przechowywania, zabezpieczania, udostępniania, brakowania dokumentacji niearchiwalnej, oraz przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. Instrukcja określa także warunki, jakim powinien odpowiadać lokal archiwum, oraz kwalifikacje jego personelu.

Instrukcja archiwalna jest podstawowym normatywem regulującym pracę archiwisty zakładowego. W związku z tym wymaga zatwierdzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w takim samym trybie jak w przypadku instrukcji kancelaryjnej.

Źródło: Pecka B., O archiwach zakładowych, Biuletyn informacyjny nr 2, wyd. AP w Rzeszowie, Rzeszów 1987, s. 11-13.

Dodam może jeszcze, że w odniesieniu do akt USC stosuje się odrębne przepisy. Mam na myśli tutaj Ustawę z 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego oraz Rozp. Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów.
_________________
Arkadiusz Zając
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
Wyświetl posty z ostatnich:   
Napisz nowy temat   Odpowiedz do tematu    Forum Forum archiwistyczne Strona Główna -> Problematyka archiwistyczna Wszystkie czasy w strefie CET (Europa)
Strona 1 z 1

 
Skocz do:  
Nie możesz pisać nowych tematów
Nie możesz odpowiadać w tematach
Nie możesz zmieniać swoich postów
Nie możesz usuwać swoich postów
Nie możesz głosować w ankietach


Powered by phpBB © 2001, 2005 phpBB Group
archiwum, archiwum zakładowe regały archiwum archiwum archiwum zakładowe archiwum